De Competentiemeter

Een competentie is een bepaalde combinatie van kennis, fysieke vaardigheden en houdingen waarover een (kandidaat) werknemer beschikt en die aansluit bij de eisen die aan een functie gesteld worden.

Functiecompetenties, wat en waarom

Een competentie is een bepaalde combinatie van kennis, fysieke vaardigheden en houdingen waarover een (kandidaat) werknemer beschikt en die aansluit bij de eisen die aan een functie gesteld worden. Er wordt gewoonlijk een onderscheid gemaakt tussen harde en zachte competenties. Onder harde competenties wordt verstaan: opleiding, verworven kennis en fysieke vaardigheden. De zachte competenties hebben meer te maken met attitudes (of houding). De mate waarin iemand over competenties beschikt die ook door de functie gevraagd worden maakt zo iemand meer of minder geschikt voor die functie. Uiteraard kan op die punten waar iemand tekort schiet opleiding of begeleiding geboden worden.

Functiecompetentie analyse en functiebeschrijving

De basis voor het definiëren van de voor een functie vereiste harde en zachte competenties is de functie­beschrijving die alle aspecten van de functie omvat die kritisch zijn voor een adequate functievervulling. Daarvoor is kennis van de functie nodig die verworven kan worden door het uitvoeren van een functieanalyse. Een functiebeschrijving is een syste­ma­tische weergave van de binnen een functie te ver­rich­ten werkzaamheden, het niveau, de vereiste kwalificaties, de belasting en de arbeids­voorwaarden. Voor het toetsen van bestaande functiebeschrijvingen of voor het maken van een nieuwe functiebeschrijving is een vast protocol in de vorm van een lijst met vragen gefor­mu­leerd.

Protocol Functiebeschrijvingen

De volgende elementen zijn in het protocol functiebeschrijvingen opgenomen.

Algemene functie-informatie. Een opsomming van de beroeps- of functienamen die onder de functie vallen, en eventuele andere benamingen voor de functie.

Globale functiebeschrijving. Hierin staat een globale beschrijving van het beroep aan de hand van een aantal vaste begrippen zoals beroepscontext, werkzaamheden, rol en verant­woordelijkheden, de complexiteit (moeilijkheidsgraad functie), kritische werkhouding van de functiebekleder.

Kenmerkende taken. Deze taken geven in een summiere omschrijving de essentie aan van wat een functionaris doet. Het zijn kenmerkende en betekenisvolle onderdelen van een functie. Aan alle kenmerkende taken wordt een beschrijving toege­voegd van het proces hóe de taak wordt uitgevoerd met de rol en verantwoordelijkheid van de functionaris daarin. Tevens worden de moeilijkheidsgraad van de functie, de bij de functie betrok­ke­nen, de hulp­middelen en de keuzes hierin beschreven.

Kritische functieaspecten. Dit zijn aanvullende opgaven (keuzes, dilemma’s, spannings­velden, problemen en kansen) waar een functionaris regelmatig mee in aanraking komt, die kenmerkend zijn voor de functie en waarbij van de functionaris een aanpak en een oplossing wordt verwacht. Met name bestaat bij deze opgaven een afbreukrisico waarbij een verkeerde beslissing na­de­lige gevolgen kan hebben. Zo ontstaan de kritische functie­as­pecten.

Op basis van aldus verkregen functiebeschrijvingen worden de “essentiële” competenties gedefinieerd. Dit gebeurt door uit een lijst algemene competenties die competenties te kiezen die aansluiten bij de kritische functieaspecten. Een aantal ervaren functiebeoefenaren vult de hierop gebaseerde competentievragenlijst in waaruit het relatieve belang van de competentie berekend kan worden.

Competentietest

Er zijn twee manieren om de competentieprofielen te gebruiken. De eerste is dat een (kandidaat) medewerker de vragenlijst naar competenties behorende bij een bepaalde functie invult. Het persoonlijke profiel van de medewerker kan vervolgens worden afgezet tegen het functiecompetentie profiel. De uitkomst kan gebruikt worden om bijvoorbeeld de geschiktheid van een sollicitant voor een bepaalde functie op het niveau van zachte competenties te bepalen.

De tweede manier is om iemand een algemene competentie vragenlijst in te laten vullen en de uitkomst te matchen met een aantal zogenaamde ankerfuncties. Op deze wijze kan de meest geschikte functie gekozen worden. Meestal wordt in dit geval ook een vragenlijstje naar hardere competenties afgenomen om aan de hand van antwoorden op de vragen “willen” en “kunnen” ankerfuncties in- of uit te sluiten.

De uitkomst van deze evaluatie is een bruikbaar hulpmiddel bij sollicitatie- of promotieprocedures maar ook als hulpmiddel bij het bepalen van opleidingsbehoefte.

Samenvatting van de uitvoering, inhoudelijk

1. De eerste stap in het proces is het vastleggen van de functiebeschrijving.

Met de functiebeschrijving kan getoetst worden of een al beschreven ankerfunctie voldoet (ga verder met stap 4) of dat er een nieuwe ankerfunctie gemaakt moet worden.

2. Op basis van de functiebeschrijving worden zowel harde als zachte competenties geformuleerd. Enerzijds redenerend vanuit het protocol functiebeschrijving, anderzijds door aan een geselecteerde groep functionarissen de basisvragenlijst voor te leggen.

3. Als overeenstemming bereikt is over de op te nemen competenties worden, uit de antwoorden die door de geselecteerde groep gegeven zijn, de drempelwaardes voor de competenties berekend.

Het uitvoeren van een individuele competentiemeting: het zoeken van een passende functie

4. Op basis van harde competenties wordt een selectie van functies uit de ankerfunctie-database gemaakt. Een individuele respondent (intern dan wel extern) vult de competentievragenlijst in. Na toetsing aan alle geselecteerde functies wordt een rangorde van geschiktheid, gebaseerd op zachte competenties, opgesteld.

Het uitvoeren van een individuele competentiemeting: het (intern) gebruik voor (bij)scholing al dan niet in het kader van promotie

5. Een individuele respondent vult de competentievragenlijst in. Na toetsing aan de functie (die de respondent op dat moment uitoefent of uit wil gaan oefenen) kan geconcludeerd worden op welke gebieden de respondent (bij)scholing behoeft.